館長訪談舵手思維專題報導– 東華大學圖書館 張璉 前館長

在一個夏秋之交陽光燦爛的上午,我們與張璉館長約在台大附近的咖啡館。張館長利用返國停留台北之際接受訪談,使我們免去到花蓮的舟車之勞,特別感激張館長貼心的考量。館長說她每次去教會後,都喜歡來這間咖啡館,在充滿咖啡裊裊香氣的空間裡寫作與沈思。張館長在東華大學擔任四年半的館長,不但以自己獨特的哲學與理念帶領東華大學圖書館成為東部地區一大知識中心,還經歷了東華大學與花蓮教育大學合併,成功的整合兩校圖書館藏書、設備、組織與人員的寶貴經驗,在2012年8月1日卸下館長職務。透過這次訪談,她與我們分享四年半的館長生涯中記憶深刻之事及一路走來秉持的信念。

豐富文化底蘊
打造東臺灣大學圖書館
兩館整合 新知悅談區 懷舊角落 以人為主
圖書館的變與不變 引領讀者走向知識、散播文化氛圍

訪談對象:國立東華大學張璉前館長
訪談人:漢珍公司羅志承總經理、楊學斌業務主任
訪談日期:2012.8.30
訪談地點:臺灣大學新生南路側門對面西雅圖咖啡

圖1:張館長訪談留影

一、可否請您跟我們分享您會擔任東華大學館長的來龍去脈?

張館長:到東華大學之前,我一直在國家圖書館漢學研究中心,有16年之久,因大學讀的是圖書館學系,後來取得史學博士學位後才告別國家圖書館,到東部的東華大學來,一待又是12年了。大約五年前,我接下圖書館館長的職務,至於怎麼會擔任館長,其實我想,大學圖書館館長的人選,產生的途徑可能有兩種,一是大學本身就有圖資相關的系所,校長多半會從專業師資中尋覓合適人選,若沒有專業系所的大學,校長自是挑選信賴或賞識的教授擔任吧!我並不清楚當時校長為何找我,可能知道我過去一些經歷給我機會做做看吧!

圖2:東華大學圖書館 陳彥璋攝

圖3:東華大學圖書館夜景 李嘉輝攝

位在花東縱谷上的東華大學圖書館,東華人稱高聳的塔樓為《知識的燈塔》。白天,登上塔樓,可眺望大山大海,也望見知識的浩瀚;夜晚,塔樓的光茫與夜空的皓月相映,彷彿在蒼茫中為東華人指引方向。(照片為東華大學圖書館提供)

二、貴館先前曾經更換自動化系統,當時會規劃新系統的主要原因是?

張館長:我接任幾個月後,就面臨東華大學與花蓮教育大學合校的大事,當時兩校各有不同的自動化系統,都已非常老舊,尤其東華大學的系統是早期工程師寫的程式,功能不全且無法升級,難以因應現實環境與時代需求。我剛接館長職時便建議校長,需要更換好系統才能談服務品質,不久,合校時獲教育部一些補助,校長立刻核撥經費給圖書館做改善之用,當時我感覺到彷彿即將邁向新紀元的興奮,一年後新系統正式上線,一般讀者可能只感受到圖書館的外在服務,其實除館員的用心外,內在運作的系統才是全館的心臟。圖書館運作體系有如一個大型物流系統,像是訂貨、下單、進貨、登錄、編號、上架、出貨等等,一個環節接一個環節,少一環就會滯礙難行,圖書館內部的繁瑣作業,如訂單與書店的聯繫、讀者的薦購流程、急用書籍如何優先處理、預約書的服務、假日還書日期應如何處理……這些不過是幾個小例子而已,就可感受到它的複雜與細瑣,所以要提高服務品質,一個周密而友善的自動化系統是重要關鍵,對圖書館有如虎添翼的效果

三、館長可不可以跟我們分享兩館合併時所採取的規劃與甘苦談?

張館長:兩校合併時,圖書館首先是調整組織架構與人員配置,這比較沒問題,主要是集中採購與分編,而兩校區維持原有的閱覽服務。實體館藏整併則是在2011年六月底到九月底,我們等於沒過暑假,是一段艱辛的時期。我們把美崙校區的書全數遷入壽豐校區的圖資大樓,兩館藏書量超過一百萬冊,那是個龐大的遷館工程。圖資大樓是一棟六層樓建築,五、六樓原是教師研究室,這次整併回歸圖書館。我們不只是規劃這兩層,而是整棟六層樓全部重新規劃,每層樓的功能與特性也要重新定義。遷館工程不只是從甲地遷至乙地這麼簡單,兩館的書全部打散依分類號重新排架,因此每一本書都要移動,實際的工作比遷新館還複雜,事前縝密的規劃就非常重要。我們給每一本書編碼,也安排它回家的門牌號,這些預備期費時較久,接下來是請搬家公司裝箱、打包與運送,他們只須按門牌號碼把書搬運過去就可以了,最後進行盤點,那又是另一個繁冗的工程,一直到十月初中才完成。

由於圖書館是不斷成長的,我在規劃空間時,就想到要為未來十年預留成長空間,先是將複本書及八年以上未被借過的書篩出來,放到罕用書庫去。這是我們特有的優勢,因為美崙校區正好有一棟校舍被鑑定位在斷層帶上,不能用於教學只能做倉庫,我們就當做罕用書庫了。若讀者借閱裡面的書,我們每週兩次派員前去取書,只要借出來的書以後就歸入大書庫,不會再回罕用書庫了。

其實,合校是重新改造圖書館的好機會。過去東華圖書館僅能做到功能性,我希望整合後能打造一個具有特色的大學圖書館,雖然今天是講究電子資源或雲端圖書館的時代,卻也不能失去人文涵養、以人為本的本質,在實體與虛擬的發展兩端,其上是文化層次,三者形成的三角形如何才能平衡,就端看經營者的觀念,我不希望我們的讀者只是為借書、還書或寫報告才到圖書館,我希望他們愛上圖書館,是因為圖書館是輕鬆自在的、是有人文氣氛的,一定要打破圖書館肅穆凝重的刻板印象,要讓東華圖書館成為校園中閒適而愉悅的場所,我在第二年開始舉辦各項活動,平均每年大大小小十餘場活動,像是藉主題書展舉辦演講、座談會與影展等大型系列活動;利用圖書館週推出五、六種活動,吸引學生參與,甚至有競賽與獎品,有徵文與攝影比賽等;也曾在活動開幕時邀請音樂系學生來一段音樂演奏,鋼琴、小提琴都搬進來了,這是過去從未有的景象,我們目的就是讓讀者到一個沒有壓力的閱讀世界,自從去年10月重新開館後,進館的人數大大增加了。

四、具體說來這次兩館合併時,館長採取了怎麼樣的新規劃?

張館長:其實初期規劃時找過一些設計師,但都太不滿意,最後就自己設計,舉例來說,我開闢一個《新知悅談區》,我把《新知》與《悅談》結合成一個多元空間,《新知》就是新書展示的意思,大部分圖書館多有一週或十天不外借的限制,但我們這裡只要讀者眼尖發現想看的新書,就可直接取走辦理借閱,剛出爐的新書就到手了,加速新書好書的流通《悅談》是指可以出聲討論的地方,為讓讀者可圍坐一起,我特別挑選圓桌,五個人、八個人擠在一起不成問題,而方桌就會受到四邊形的侷限。曾見到有老師與幾位同學圍坐一張圓桌討論,我看了很高興,希望讀者就要這樣善用這個空間。我一些構想最近一年內都漸漸實踐,但有些事情必須先觀察實況再做決定,比如近年各校都會面臨節能省電的壓力,要求今年用電量要比去年同期低,東華圖書館這一年來因為空間擴大、服務項目增多、校園人數也增加,如何降低用電量還須經過一段觀察與評估,找出平衡值才能思考因應對策,比如說對“吸電”(筆電、pad與手機等充電)的讀者是否要酌量收費之類的,都還在評估。

另外,我設計一個《懷舊角落》。兩館合併時有許多舊傢俱,我盡量留下堪用的,也有轉送其他單位的,不堪用的只好報廢。有一次,我在審閱報廢清單時看到一條記著「目錄櫃」,不由得想起從前在中央圖書館舊館時代的老目錄櫃,在今天已經是罕見的古董了,立刻將它從報廢清單中搶救出來。這一只目錄櫃就是我發想的源頭,如何以目錄櫃為主設計一個「懷舊角落」,於是請同仁到各處尋找可搭配的傢俱,自己也親自到舊傢俱店找,也上網查,最後湊齊了老書桌、古董椅、打字機、古典書架,甚至蘸水筆、百樂墨水瓶等,搭配七十年代花師時期購買的目錄櫃及手寫目錄片,一個舊時代的圖書館就呈現眼前,布景則採用二十年前我到大英圖書館訪問時拍攝的照片,也就是建於十九世紀中葉,國父孫中山先生、馬克斯、狄更斯等人都曾在那裡看過書的圓頂圖書館,寬敞的圓形閱覽室營造出來的古老氛圍,襯托出懷舊角落的三個焦點――「古老的圖書館」、「消失的目錄櫃」及「老書桌的歲月」,三盞LED燈分別投射到小小解說牌上。希望藉著停格的老式圖書館,能為年輕一代留下一點歷史記憶。

五、想請問館長,兩校合併時,您是怎麼促進兩館館員之間的交流融合、加強彼此之間合作默契的?

張館長:其實,我覺得館員本身就有一些特質,他們在圖書館工作,經常要面對形形色色的讀者、各種不同的要求,以及永遠處理不完的工作,若沒有耐心與服務熱誠是很難長久的。合校之初,當然經過一段磨合期,不過我們融合據說較其他單位更快更順利。至於管理,在整合為一個館之前,我們採取「集中採購,分區典藏」,新書採購與處理都在壽豐校區,完成編目的新書會依訂購單位送至各校區閱覽,例如藝術學院在美崙校區,有關藝術類的新書便會送至美崙校區,兩館之間可以互借,我們買了很多手拉式行李箱,利用校區間的接駁車,每天三班交叉運送,所以師生們都覺得館藏變多了。

圖4:懷舊角落

圖5:新知悅談區

六、館長可不可以跟我們分享您經營圖書館的想法理念?

張館長:圖書館不能只靠舊觀念去經營,而是要有新思維,圖書館學也不應該完全被資訊學門所取代,因為圖書館是運用資訊,是涵納資訊處理的技術去駕馭資訊,畢竟圖書館是由實體設備與虛擬資源所組成的空間,仍然要人去經營、管理與運用。

而且我覺得圖書館不是只提供服務而已,它還可以呈現一個地區、一個大學或一個國家的文化底蘊與人文深度,重點就在於要如何規劃設計與呈現特色。做為一個讀者,其實,我們常常是在放鬆與閒適的時候才會有靈感,我覺得只要營造出這樣的氛圍,圖書館就能帶給人靈感。過去圖書館管理比較注重如何買書、如何管理與保存,所以早期多是閉架式圖書館,讀者必須配合那樣的管理政策,但現在已從「書」為主轉變為「以人為本」,人才是圖書館的中心,書只是工具,所以我常想要如何把人帶進圖書館,讓人與書結合,我去年舉辦林語堂文物作品展,除與林語堂紀念館合作展出他的文物之外,我們還展出他各種版本的文學作品,整理出評論他作品的各類文章,播放改編《京華煙雲》的兩種版本影片,並且舉辦演講、座談會與小型演奏會等等,就是希望透過多管齊下的方式讓讀者深度閱讀這位三十至五十年代的國際知名作家,使讀者在進出圖書館之間體驗到資源是多元而活潑的。

我理想中的圖書館是可以帶動文化感染讀者的地方,是一個文化的發送點。我曾為大一新生錄製過一段影片,談到「圖書館的變與不變」,這是我的圖書館哲學,文字的載體是會改變的,如人類使用幾千年的竹簡,接著紙書也有兩千多年,但到了近代,從微縮捲片到電腦問世,繼而數位化、平板電腦乃至雲端概念等等,過去是以千年為計算單位,現在變化的速度之快常讓人追趕不上,但不論個人或圖書館都必須配合,不然就是落伍;然而,也有不變的,就是人們追求知識的心是永遠不變,以及圖書館收集知識、管理知識與提供知識的功能是不變的,雖然獲取知識的途徑會有不同,但經營圖書館的初衷與最終目的都沒有改變,我想只要抓住這個變與不變的哲學,應該就沒什麼問題了。

結束這場訪談後,我們彷彿聽完一場極具啟發性的演講,獲益良多,有很多想法累積在腦中;需要趕快整理分享。一方面,東華大學與花蓮教育大學做為國內大學校院成功整合的先驅,留下了良好典範,足以做為未來的借鏡,另一方面,張館長也不吝分享她經營圖書館的哲學:圖書館的書、空間、自動化系統、電子書、資料庫、影音資源其實全都是工具,用來將知識文化散播到讀者中,希望能帶動讀者走向知識、並散播文化氛圍,給讀者帶來不同的感受,吸引他們進一步累積深厚知識與文化素養。這些金玉良言,在在令我們留下難以忘懷的深刻印象。

 (本文根據張璉館長的實際訪談,楊學斌整理、校稿,朱小瑄、羅志承核稿,張館長審稿).

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